How to explain Robotic Process Automation (RPA) in plain English

Wenn „maschinelles Lernen“ wie der Beginn einer trostlosen dystopischen Zukunft klingt – denken Sie, The Terminator gemischt mit The Matrix -, dann muss „Roboter-Prozessautomatisierung“ die Phase sein, in der sich die Maschinen erheben, um die Menschheit mit rücksichtsloser Effizienz zu regieren.

Das Wichtigste zuerst: Es gibt eigentlich keine Roboter, die an der Automatisierung von Roboterprozessen beteiligt sind.

Glücklicherweise beinhaltet die Roboterprozessautomatisierung (RPA) nichts dergleichen, außer vielleicht den Effizienzteil. An dieser Automatisierungssoftware sind nicht einmal Roboter beteiligt.

„Roboter-Prozessautomatisierung ist keine physikalische [or] mechanischer Roboter “, sagt Chris Huff, Chief Strategy Officer bei Kofax.

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Was ist Roboter-Prozessautomatisierung?

Der „Roboter“ in der Roboterprozessautomatisierung sind vielmehr Softwareroboter, die auf einer physischen oder virtuellen Maschine ausgeführt werden.

RPA ist eine Form der Automatisierung von Geschäftsprozessen, mit der jeder eine Reihe von Anweisungen definieren kann, die ein Roboter oder Bot ausführen soll“, sagt Aaron Bultman, Produktdirektor bei Nintex. “RPA-Bots sind in der Lage, die meisten Mensch-Computer-Interaktionen nachzuahmen, um eine Menge fehlerfreier Aufgaben mit hoher Lautstärke und Geschwindigkeit auszuführen.”

Wenn diese Art von Automatisierungstechnologie irgendwie langweilig klingt – besonders im Vergleich zu den Hollywood-Robotern -, ist das beabsichtigt. Bei RPA geht es letztendlich darum, einige der alltäglichsten und sich wiederholenden computergestützten Aufgaben und Prozesse am Arbeitsplatz zu automatisieren. Denken Sie beispielsweise an Aufgaben zum Kopieren und Einfügen und das Verschieben von Dateien von einem Speicherort an einen anderen.

RPA automatisiert alltägliche Prozesse, die früher menschliches Handeln erforderten – oft wird ein Großteil davon auf rote, zeitaufwändige Weise ausgeführt. Auf diese Weise verspricht RPA auch, die Effizienz von Unternehmen zu steigern.

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Lassen Sie uns einen Moment zurücktreten und unserem Arsenal einige andere eindeutige Definitionen von RPA hinzufügen. Verwenden Sie diese, um Ihr eigenes Verständnis zu schärfen – oder um Kollegen, Kunden oder Partnern RPA zu erklären, insbesondere wenn Sie mit nicht-technischen Mitarbeitern arbeiten.

5 Möglichkeiten, RPA im Klartext zu definieren

  • “Für Laien ist RPA der Prozess, bei dem ein Software-Bot eine Kombination aus Automatisierung, Computer Vision und maschinellem Lernen verwendet, um sich wiederholende Aufgaben mit hohem Volumen zu automatisieren, die regelbasiert und auslösergesteuert sind.” –David Landreman ,, CPO von Olive.
  • „Die Roboter-Prozessautomatisierung ist nichts anderes als die Anweisung einer Maschine, alltägliche, sich wiederholende manuelle Aufgaben auszuführen. Wenn es einen logischen Schritt gibt, eine Aufgabe auszuführen, kann ein Bot sie replizieren. “ –Vishnu KC, leitender Software-Analyst bei ClaySys Technologies.
  • RPA ist eine Software, die regelbasierte Aktionen automatisiert, die auf einem Computer ausgeführt werden.” –Chris Huff, Chief Strategy Officer bei Kofax.
  • RPA ist eine fortschrittliche Form der Automatisierung von Geschäftsprozessen, mit der Aufgaben, die von einem Menschen auf seinem Computer ausgeführt werden, aufgezeichnet und dann ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden können. Im Wesentlichen handelt es sich um einen Nachahmer eines virtuellen Roboters. “ –Marcel Shaw, föderaler Systemingenieur bei Ivanti.
  • „Einfach ausgedrückt besteht die Aufgabe von RPA darin, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die zuvor von Menschen ausgeführt wurden. Die Software ist so programmiert, dass sich wiederholende Aufgaben über Anwendungen und Systeme hinweg ausgeführt werden. Der Software wird ein Workflow mit mehreren Schritten und Anwendungen beigebracht. “- Antony Edwards, COO bei Eggplant.

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Stimmt dieser Prozess mit RPA überein?

Die Bewertung Ihrer internen Prozesse und Workflows, die gute Kandidaten für RPA wären, ist eine eigene Geschichte für einen weiteren Tag. Es gibt jedoch einige grundlegende Kriterien, die hier beachtet werden sollten, da sie Ihnen und Ihrem Team helfen können, besser zu verstehen, was RPA ist und wie es nützlich sein könnte. Darüber hinaus können diese Kriterien hilfreich sein, wenn Sie die RPA-Implementierung mit nicht technischen Kollegen an anderen Stellen im Unternehmen besprechen. Eine der großen Kategorien: Alle Prozesse, bei denen Mitarbeiter ein hohes Volumen an sich wiederholenden Daten ausführen müssen.

RPA ist ideal für Aufgaben, bei denen ein hohes Maß an menschlicher Datenverarbeitung erforderlich ist“, sagt Landreman, CPO bei Olive. “Die häufigsten Anwendungen von RPA-Programmen ergänzen sich wiederholende Funktionen oder datenintensive Prozesse, bei denen logische Ergebnisse erwartet werden.”

Landreman teilt vier grundlegende Check-offs, wenn mögliche RPA-Anpassungen ermittelt werden:

  • Der Prozess muss regelbasiert sein.
  • Der Vorgang muss in regelmäßigen Abständen wiederholt werden oder einen vordefinierten Auslöser haben.
  • Der Prozess muss definierte Ein- und Ausgänge haben.
  • Die Aufgabe sollte ausreichend Volumen haben.

Was kann RPA tun? Beispielanwendungsfälle und Geschäftsprozesse

Zeigen Sie Menschen außerhalb der IT, wie RPA die Plackerei in ihrer täglichen Arbeit reduzieren kann.

Das Erklären und Evangelisieren von RPA außerhalb der IT sollte etwas einfacher sein als dies bei anderen Themen der Fall ist, die für nicht-technische Personen wie Serverless oder Microservices schwieriger zu definieren sind. Die obigen Definitionen sprechen dafür. Es kann auch einfacher sein, Menschen außerhalb der IT zu zeigen, wie RPA-Implementierungen ihnen direkt zugute kommen können, indem sie die mühsame Arbeit in ihrer täglichen Arbeit reduzieren. (Dieselbe Aufgabe könnte schwieriger sein, wenn es darum geht, einem Außendiensttechniker zu erklären, wie sie beispielsweise von der Containerisierung profitieren.)

„Unternehmen und Organisationen mögen RPA, weil es ihnen hilft, die Produktivität in einer Vielzahl von Bevölkerungsgruppen zu verbessern – Anwendern, Kunden, Mitarbeitern, Vertriebs- und Marketingmitarbeitern, Geschäftsleuten, Buchhaltern, Rechts- und Finanzanalysten usw.“, sagt Muddu Sudhakar, CEO von Aisera.

Dennoch schalten sich die Glühbirnen in der Regel schneller ein und bieten Beispiele dafür, wie Technologie im Unternehmen eingesetzt werden kann. Kehren wir also zu datenintensiven Prozessen als gutem Ausgangspunkt zurück. Sudhakar erinnert uns daran, wie viele verschiedene Aktionen an Daten teilnehmen können: Datenempfang, Datenverarbeitung, Datenerfassung, Datenkorrektur, Datenerstellung usw.

Denken Sie an die sich wiederholenden Prozesse in Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Kundenservice und Personal.

Betrachten Sie den Umfang dieser Art von Arbeit in einem Bereich wie Finanzen: Forderungen und Verbindlichkeiten allein erfordern traditionell Tonnen von manuellen, sich wiederholenden Anstrengungen von Facharbeitern. Aus diesem Grund sehen Sie hohe Prognosen zu RPA in bestimmten Geschäftsfunktionen: Gartner hat beispielsweise vorausgesagt, dass 73 Prozent der Unternehmensleiter bis 2020 irgendeine Form von RPA in ihren Finanzabteilungen implementieren werden, gegenüber 19 Prozent im Jahr 2018.

Andere traditionelle Geschäftsbereiche wie Kundenservice und Personal bieten eigene Beispiele für datenintensive, regelbasierte und sich wiederholende Prozesse. Bestimmte Branchen wie Versicherungen und Finanzdienstleistungen sind ebenfalls genau das Richtige.

Edwards, der COO bei Eggplant, bietet diesen speziellen Anwendungsfall als Beispiel an: Rückgabeverarbeitung. Denken Sie an das letzte Mal, als Sie einen online getätigten Kauf zurückgegeben haben, und daran, was dies nicht nur für Sie, sondern auch für das Unternehmen bedeutet, bei dem Sie gekauft haben. Diese “kostenlosen” Rückgaben sind wirklich alles andere als.

„Traditionell wurde die Retourenabwicklung manuell durchgeführt und war ein kostspieliges Unterfangen. Mit RPA können Unternehmen Retouren verwalten, ohne die Kosten zu erhöhen oder eine Verzögerung zu verursachen “, sagt Edwards. „Die RPA-Software kann jetzt die Rücksendung bearbeiten, die eine Reihe sich wiederholender Schritte umfasst: Senden einer Nachricht, die den Eingang der Rücksendung bestätigt, Aktualisieren des Inventarsystems, Vornehmen der Zahlungsanpassung an den Kunden, Sicherstellen, dass das interne Abrechnungssystem aktualisiert wird, und bald.”

Die Schritte bei der Rückgabe eines Paares Schuhe, die nicht ganz passen, lassen sich beispielsweise sowohl für Kunden als auch für Unternehmen recht gut auf die oben genannten Kriterien von Landreman übertragen. Es ist ein regelbasierter Prozess, der einen bestimmten Auslöser hat und wiederholbar ist. Es verfügt über bestimmte Eingaben (z. B. Initiieren der Rücksendung und Zurücksenden des Produkts) und Ausgaben (z. B. Ihre Rückerstattung). und insbesondere für Einzelhandelsunternehmen gibt es sicherlich ein beträchtliches Volumen.

Es ist ein notwendiger Prozess mit vielen „Möglichkeiten“ für Ineffizienzen, Fehler und andere Probleme. Und seien wir ehrlich: Es ist langweilig. Es ist die Art von Prozess, den RPA zur Verbesserung existiert.

„Die Fähigkeit zur Automatisierung [with RPA] ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf nachdenklichere und aussagekräftigere Arbeiten zu konzentrieren und gleichzeitig Dateneingabefehler zu vermeiden, die die Verarbeitungszeiten, die Compliance und das allgemeine Kundenerlebnis beeinträchtigen können “, sagt Huff von Kofax.

Vorteile von RPA

Was sind neben Geschäftsprozessen, wie wir sie gerade in den Bereichen Finanzen, Kundenservice und Personalwesen untersucht haben, die weiteren Vorteile von RPA? Überlegen Sie, was Ihr Unternehmen mit der zurückgeforderten Zeit des IT-Teams anfangen könnte, berät Eveline Oehrlich, Chief Research Analyst am DevOps Institute.

“Das Produktivitätspotential von RPA ist zu vielversprechend, um es zu ignorieren”, stellt Oerlich fest. “Die Technologie wird sich weiter verbessern, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass Roboter Arbeitsplätze wegnehmen. Im Idealfall können CIOs mit diesen Bots Mitarbeiter für eine aussagekräftigere Arbeit freigeben, die die Bemühungen ihres Unternehmens zur digitalen Transformation vorantreibt. Erinnern Sie auch Skeptiker daran Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie RPA vor dem Festschreiben in Aktion erleben können. “

Wie AI und RPA zusammenhängen

Auch wenn immer mehr Unternehmen RPA nutzen, gibt es einige Meinungsverschiedenheiten über die grundlegende Beziehung zwischen KI und RPA. In unserem von Harvard Business Review Analytics erstellten Forschungsbericht „Leitfaden für Führungskräfte zur realen KI“ heißt es: „Einige fragen sich, ob RPA als KI qualifiziert ist.“

[ What’s the difference between RPA and AI? Read: Robotic Process Automation (RPA) vs. AI, explained. ]

Warum die Meinungsverschiedenheit? RPA lernt nicht, wie es geht, wie zum Beispiel ein tiefes neuronales Netzwerk. “Wenn sich an der automatisierten Aufgabe etwas ändert – beispielsweise wird ein Feld in einem Webformular verschoben -, kann der RPA-Bot dies normalerweise nicht selbst herausfinden”, wie wir berichtet haben.

Selbst wenn Sie diesen Standpunkt vertreten, gibt es definitiv eine Beziehung zwischen RPA und AI – eine wachsende Beziehung.

„KI-Technologien, die das menschliche Urteilsvermögen und Verhalten verbessern und nachahmen, ergänzen RPA-Technologien, die regelbasierte menschliche Handlungen nachbilden“, sagt Huff von Kofax. “Die beiden Technologien arbeiten Hand in Hand, genau wie traditionelle wissensbasierte Angestellte und serviceorientierte Arbeiter als Motor zusammenarbeiten, um die Produktivität eines Unternehmens zu steigern.”

Dave Costenaro, Leiter AI R & D bei Jane.ai, stellt fest, dass RPA mit der Bereitstellung in Verbindung mit AI-Technologien an Fähigkeiten gewinnt.

„Die derzeit boomenden KI-Technologien – nämlich tiefe neuronale Netze – erweitern die RPA-Toolbox um brandneue Tools, vor allem für Vision- und Sprachaufgaben“, sagt Costenaro. „Jetzt können die RPA-Workflows durch diese Funktionen an Entscheidungsknoten aktiviert werden, an denen dies vorher nicht möglich war. Auf diese Weise können Dokumente und Bilder von einem Algorithmus ganzheitlich betrachtet und für die nachgelagerte Logik und das Routing interpretiert werden. “

MEHR ÜBER ROBOTERPROZESS-AUTOMATISIERUNG

“Die Nutzung der KI und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Verarbeitung immer komplexerer Daten emulieren Entscheidungen auf menschlicher Ebene”, stellt Oerlich fest. “Dies ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und eliminiert das Potenzial für menschliche Vorurteile.”

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Anmerkung des Herausgebers: Dieser Artikel wurde ursprünglich im Mai 2019 veröffentlicht und aktualisiert.

April 12, 2021