How to deploy RPA responsibly in the COVID-19 era

Nehmen Sie vom 28. bis 29. April am GamesBeat Summit 2021 teil. Registrieren Sie sich noch heute für einen kostenlosen oder VIP-Pass.

Der Automatisierungsmarkt, insbesondere der Teilbereich der Roboter-Prozessautomatisierung (RPA), mit dem die Belastung durch sich wiederholende und einfache Aufgaben verringert werden soll, hat in jüngster Zeit erheblich an Geschwindigkeit gewonnen. Unternehmen wie UiPath und Automation Anywhere beziehen massiv Risikokapital und haben die Aufmerksamkeit von Technologiegiganten auf sich gezogen, die ihre Stacks erweitern möchten. Beispiele hierfür sind die kürzlich erfolgte Übernahme von Softomotive durch Microsoft und der Kauf von WDG durch IBM in diesem Monat.

Aufgrund der großen Veränderungen im Geschäftsbetrieb seit März, die durch die Verlagerung auf eine entfernte Belegschaft und die Notwendigkeit sozialer Distanzierung verursacht wurden, wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Zukunft wahrscheinlich noch kritischer.

Trotz des Kapitalzuflusses in RPA (6,7 Milliarden US-Dollar laut Pitchbook) und der Meldung von Gartner, dass dies der am schnellsten wachsende Markt für Unternehmenssoftware ist, sollte Automatisierung nicht als Silberkugel-Lösung angesehen werden, und die Implementierung im realen Leben hat sich schwer getan, die Erwartungen zu erfüllen Datum.

Der COVID-gesteuerte Schritt zur Automatisierung

Die derzeitige globale Pandemie hat alle Branchen auf Remote-First umgestellt, wobei die Geschäftskontinuität zur Priorität Nr. 1 geworden ist.

Während zu Beginn von COVID zunächst Automatisierungsinitiativen ausgesetzt wurden, hat diese neue Welt große Lücken in bestehenden Prozessen ins Rampenlicht gerückt, wodurch ein größerer Bedarf an Ressourcenoptimierung, Beschleunigung der Unternehmensleistung und Verbesserung der Geschäftsausfallsicherheit entstanden ist. Wie Satya Nadella, CEO von Microsoft, im April aufgrund von COVID-19 sagte: “Wir haben in zwei Monaten eine digitale Transformation im Wert von zwei Jahren erlebt.”

Die Pandemie gilt heute als Wendepunkt für die Automatisierung. Einige prognostizieren, dass die RPA-Ausgaben bis 2025 25 Milliarden US-Dollar erreichen werden (gegenüber 3,6 Milliarden US-Dollar heute). Im ersten Quartal 2020 fügte UIPath 836 Kunden hinzu, da es einer Reihe von Unternehmen dabei half, die Geschäftskontinuität sicherzustellen, darunter die Erfassung von Patientendaten, Gesundheitswarnungen, die Genehmigung der Regierung für Stimulusunterstützung, die Rückverfolgung von Kontakten und vieles mehr.

Während die Automatisierung in dieser kritischen Zeit der beschleunigten digitalen Transformation eine entscheidende Rolle spielen kann, ist sie nicht für alles die Antwort. Wir haben in letzter Zeit mit einer Vielzahl von Fortune 500-Führungskräften gesprochen, um die besten Ergebnisse für andere Unternehmen zu erzielen, die über eine Umstellung auf Prozessautomatisierung nachdenken.

Der Prozess der Automatisierung

Erfolgreiche Implementierungen von RPA beginnen mit konkreten Problemen und Anwendungsfällen, in denen Automatisierung implementiert werden kann (Stufe 1). Eine der ersten Herausforderungen besteht darin, zu verstehen, welche Art von Automatisierung Ihren spezifischen Anwendungsfall oder Geschäftsprozess löst. Die wichtigsten Lektionen hier sind:

  1. Konzentrieren Sie sich auf die langfristigen Ziele jedes Geschäftsprozesses und der gesamten Befehlskette und nicht auf einzelne Aufgaben.
  2. Beginnen Sie mit Geschäftsprozessen, die weniger komplex und dennoch von hoher strategischer Bedeutung sind, um intern und extern frühzeitig erfolgreich zu sein (z. B. Rechnungsbearbeitung, Bonitätsprüfung oder Bestandsverwaltung). Lassen Sie sich nicht von überwältigenden Ergebnissen entmutigen, da dies ein iterativer Prozess ist.
  3. Richten Sie die Strategie zwischen Management und Mitarbeitern aus, da viele Mitarbeiter einen Ersatz befürchten. Wenn beide Parteien aufeinander abgestimmt sind, verbessert sich die Identifizierung von Engpässen und die Gesamtproduktivität.
  4. Sicherheit. Sicherheit. Sicherheit. Richten Sie während der Bereitstellungsphase eine Governance ein und arbeiten Sie eng mit der IT zusammen, um die langfristigen Risiken einer größeren Oberfläche zu verringern.

Die meisten Unternehmen, mit denen wir gesprochen haben, haben entweder UiPath oder Automation Anywhere für RPA ausgewählt. Während der Bereitstellung (Phase 2) stellen wir fest, dass die meisten Unternehmen mit Back-Office-Funktionen beginnen, hauptsächlich in den Bereichen Finanzen und Lieferkette. Die Geschäftsprozesse in diesen beiden Abteilungen sind kompliziert und erfordern die Eingabe mehrerer Abteilungen sowohl in strukturierten Daten (aus Salesforce, ServiceNow, SAP, Oracle, Excel usw.) als auch in unstrukturierten Datenformaten (E-Mail, PDFs, handschriftliche Notizen usw.). . Viele entscheiden sich daher zunächst für die Automatisierung einzelner sich wiederholender Aufgaben und einfacher Workflows, die hauptsächlich mit strukturierten Datenformaten arbeiten.

Wenn Benutzer Vertrauen in RPA gewinnen (Stufe 3), erweitern mehrere Unternehmen ihre Nutzung, indem sie mehr RPA in immer komplexeren Workflows einsetzen und zusätzliche Tools einsetzen. Dies können BPM-Plattformen (Business Process Management) mit einer integrierten Integrationsplattform als Service (iPaaS), OCR-Tools (Optical Character Recognition) oder Chatbots für Konversationen sein. Es ist wichtig, die Einschränkungen von RPA und den wachsenden Wert externer Lösungen zu erkennen. Eine der wichtigsten Einschränkungen für RPA ist beispielsweise, dass die Technologie heute mit unstrukturierten Daten nicht gut funktioniert.

Auf diesem Weg beginnen Unternehmen, ihre Automatisierungsstrategie aus einer anderen Perspektive zu betrachten und Best Practices für zukünftige Bereitstellungen zu festigen (Phase 4). Einige überprüfen ihre vorhandenen internen Prozesse im Allgemeinen mithilfe eines Process Mining- oder Discovery-Tools. Durch eine bessere Übersicht in ihren internen Workflows können Führungskräfte die Notwendigkeit des bereits implementierten RPA und die potenzielle Notwendigkeit einer Neugestaltung oder Neugestaltung des Prozesses bewerten. Einige Trends, die wir in dieser Phase bei Unternehmen gesehen haben, sind Verschiebungen im Fokus auf:

  1. Kauf von End-to-End-Plattformen für die Überprüfung und Orchestrierung von Geschäftsprozessen (E2E) potenzielle Engpässe aufzuzeigen und Endbenutzer in die Lage zu versetzen, Prozesse mit Modulen zu entwerfen, die auf maschinellem Lernen oder der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) basieren. Bemerkenswert ist, dass in mehreren Organisationen die ML / AI-Funktionen für unstrukturierte Datenformate erheblich verbessert wurden.
  2. Nutzung von Process Mining-Tools als Managementebene für Arbeit und Automatisierung. Führungskräfte beginnen zu verstehen, dass in bestimmten Prozessen nicht immer eine Automatisierung erforderlich ist und dass Engpässe auf andere Weise behoben werden können, z. B. durch eine Neugestaltung des Workflows, eine Umschulung der Mitarbeiter oder Änderungen am System.
  3. Erhöhung der Architekturflexibilität API-gesteuerte Prozesse zu ermöglichen und die allgemeine Agilität zu verbessern. Bemerkenswert ist, dass die meisten Organisationen erkennen, dass dies wahrscheinlich viel länger dauern wird.

Es gibt keine klare Definition des RPA-Erfolgs. Dies hängt von den individuellen Arbeitsabläufen eines Unternehmens ab, und es gibt einige Anwendungsfälle, die für RPA besser geeignet sind als andere. Auf höchster Ebene geht es bei RPA darum, die Funktionsweise eines Unternehmens zu überprüfen und festzustellen, ob die Dinge überarbeitet werden können, um eine höhere Effizienz zu erzielen. Einfach gesagt – es geht nur um Optimierung.

Top Tipps zur Umsetzung

Wenn Sie RPA noch nicht kennen, finden Sie hier die wichtigsten Tipps für den Erfolg, die wir von den Fortune 500-Führungskräften erhalten haben, mit denen wir gesprochen haben:

1. Richten Sie Ihre Belegschaft aus: Der erste Schritt ist die abteilungsübergreifende Ausrichtung. Mitarbeiter haben echte Angst, wenn sie den Begriff „Automatisierung“ hören – eine kürzlich durchgeführte Umfrage zeigt, dass fast 25% der Mitarbeiter befürchten, ihren Arbeitsplatz zu verlieren -, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Ziele verstehen (z. B. um sich stärker auf unternehmenskritische Prozesse zu konzentrieren). ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.

2. Implementieren Sie Governance und priorisieren Sie die Sicherheit: Erstellen Sie ein Center of Excellence (COE), das als „HR“ der Automatisierung in Ihrem Unternehmen fungiert, um zu steuern, was funktioniert, wo Automatisierung erforderlich ist und welche Best Practices für Sicherheit und IT gelten. Das COE kann auch Änderungsmanagement für die Ausnahmebehandlung und Prozessübersicht, Anleitung und Kurskorrektur bereitstellen. Das COE verwaltet die Aktionen der Automatisierungstools, ähnlich wie die Personalabteilung die menschliche Arbeit verwaltet. Dadurch wird sichergestellt, dass keine „Schatten-IT“ auftritt und die ergriffenen Maßnahmen den Vorschriften und der Sicherheit entsprechen.

3. Konzentrieren Sie sich auf Sichtbarkeit, Dokumentation und zuletzt Automatisierung: Da Unternehmen länger fern bleiben, müssen sie ihre vorhandenen internen Prozesse besser verstehen. Die Dokumentation ist der Schlüssel für datengestützte Entscheidungen über den besten Weg nach vorne. Katalogisieren Sie interne Prozesse mit Process Mining-Tools, bevor Sie zu automatisierende Bereiche auswählen. In der Vergangenheit war Process Mining logbasiert (Celonis), um Workflows visuell zu digitalisieren. Jetzt bieten computergestützte Tools (FortressIQ und Skan.ai) eine höhere Genauigkeit bei der Aufdeckung von Missmanagement, Ineffizienzen, Compliance-Problemen und der Ineffektivität vorhandener Tools. Automatisierung ist nicht immer die Antwort. Alternative Wege sind die Neugestaltung von Workflows oder die Umschulung von Mitarbeitern.

4. Langfristige Ziele anstreben, nicht einzelne Aufgaben: Nach der Dokumentation muss das Änderungsmanagement kritisch darüber nachdenken, ob eine Automatisierung wirklich erforderlich ist und wenn ja, welche Verbesserungen sie bieten kann. Prozessintelligenz ist wichtig, damit Unternehmen aus der Perspektive der ersten Prinzipien überlegen können, wie sie ihre Prozesse überarbeiten, Mitarbeiter neu schulen oder Automatisierung implementieren können. Ein Unternehmen muss zuerst seine vorhandenen Prozesse verstehen, bevor es über die Implementierung von Automatisierungstechnologien nachdenkt.

5. Jonglieren Sie mit den besten und horizontalsten Werkzeugen: Die meisten Führungskräfte empfehlen die Verwendung sowohl horizontaler als auch erstklassiger Lösungen. Durchgängige intelligente Plattformen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (z. B. Tonkean, Automation Hero, Camunda, Workfusion) ermöglichen es Unternehmen, Tools zu konsolidieren und das gewünschte Geschäftsergebnis zu erzielen. Diese sind besonders hilfreich, da die meisten Geschäftsprozesse eine Kombination aus menschlichem Eingreifen und Datenmanipulation umfassen und komplexe Workflows aus zahlreichen Datenformaten und Anwendungen bestehen.

Die Automatisierung kann jedoch spröde sein, wenn sich Prozesse im Laufe der Zeit ändern. Branchenorientierte Unternehmen wie Supply Chain (Slync.io), Finanzen (Ocrolus) und Gesundheitswesen (Notable Health, Olive AI) oder abteilungsorientierte Lösungen wie Kreditorenbuchhaltung (Stampli) und Benutzeroberfläche (MesmerHQ) können Daten kontextualisieren und bieten aufgrund ihrer Spezialisierung eine höhere Genauigkeit. Die angepassten Workflows sind in der Regel einfacher zu verwenden als horizontale Lösungen, bei denen Endbenutzer wahrscheinlich bei Null anfangen müssen.

RPA iterativ angehen

Um mit RPA die besten Ergebnisse zu erzielen, verfolgen Sie einen iterativen Ansatz. Erwarten Sie nach einem 12-monatigen Entwicklungszyklus keine perfekte Automatisierung.

Eine erfolgreiche Bereitstellung oder Implementierung erfolgt, wenn die Automatisierung wiederholbar und skalierbar ist, wenn die Arbeit komplexer wird. Da sich das Automatisierungsprojekt von alltäglichen Aufgaben auf niedrigerer Ebene zu wichtigen Funktionen wie Orchestrierung und Ressourcenzuweisung verlagert, ist dies ein starkes Zeichen dafür, dass die Automatisierung die Produktivität des Teams steigert. Wenn dies erfolgreich ist, können Geschäftsziele, die die Automatisierung nutzen, sowohl das Endergebnis als auch das Endergebnis beeinflussen.

Die COVID-19-Gesundheitskrise ist zu Recht in aller Munde. Sobald es jedoch vorbei ist – was es letztendlich tun wird -, wird eines seiner weniger offensichtlichen bleibenden Vermächtnisse sein, wie es der Katalysator für die allgemeine Einführung der Automatisierung war.

Simon Wu ist Investment Director und Jason Chen ist Venture Investor – beide bei Cathay Innovation.

VentureBeat

Die Mission von VentureBeat ist es, ein digitaler Stadtplatz für technische Entscheidungsträger zu sein, um Wissen über transformative Technologie und Transaktionen zu erlangen. Unsere Website bietet wichtige Informationen zu Datentechnologien und -strategien, die Sie bei der Führung Ihres Unternehmens unterstützen. Wir laden Sie ein, Mitglied unserer Community zu werden und auf Folgendes zuzugreifen:

  • aktuelle Informationen zu den für Sie interessanten Themen
  • unsere Newsletter
  • gated Vordenker-Inhalte und ermäßigter Zugang zu unseren wertvollen Veranstaltungen, wie z Transformiere 2021: Erfahren Sie mehr
  • Netzwerkfunktionen und mehr

Mitglied werden

April 9, 2021