9 promising use cases for RPA in finance and accounting

Roboter-Prozessautomatisierungs- oder RPA-Bots benötigen keine Kaffeepause, werden nicht müde und verlieren nach dem 100. mathematischen Problem, das genauso aussieht wie die 99, die zuvor aufgetreten sind, nicht den Fokus. Mit anderen Worten, RPA eignet sich hervorragend für einige der lästigeren Aufgaben, die Finanz- und Buchhaltungsteams nicht gerne erledigen.

Seit Jahren versuchen Unternehmen, finanzielle Verbesserungen durch Unternehmenssysteme, Berichterstellungstools und Notlösung zu finden, mit denen versucht wurde, sich wiederholende manuelle Aktionen zu eliminieren.

“Leider wurde festgestellt, dass diese zwar viele der bestehenden Probleme lösen, jedoch nicht zwei der Kernprobleme lösen, die in der Finanz- und Rechnungswesenwelt bestehen”, sagte Jeremy Dean, ein nationaler RPA-Leiter bei Mazars USA. eine globale Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsfirma.

Die erste Herausforderung bestand darin, Daten in diese Systeme zu übertragen, und die zweite darin, die Finanzdaten zum Monatsende zu schließen, sagte Dean.

“Viele stellen jetzt fest, dass RPA den Organisationen die Möglichkeit bietet, diese Probleme endlich anzugehen und zu lösen”, sagte er.

Wie RPA funktioniert

RPA verwendet AI-Funktionen, um Fehler zu reduzieren und sich wiederholende Arbeiten mit hohem Volumen auszuführen. Und es muss nicht ein ganzer Prozess automatisiert werden, um nützlich zu sein. Stattdessen kann es bestimmte Teile eines komplizierten Prozesses mit zahlreichen Schritten automatisieren, und dies war ein wesentlicher Treiber seiner Verwendung.

“Die schnellsten Erfolge waren regelbasiertere Prozesse, die für RPA zugänglicher sind”, sagte Dennis Gannon, Vice President für Beratungsdienste bei Gartner.

In diesem Zusammenhang könnte RPA als digitales Klebeband betrachtet werden.

“Ein guter Kandidat [for RPA] ist eine Aufgabe, die einen Engpass in einem größeren Prozess darstellt, der Stunden manueller Arbeit erfordern kann “, sagte Gannon.

Zum Beispiel wird RPA wahrscheinlich weit verbreitet sein, um Aufgaben in den Prozessen von Order-to-Cash und Procure-to-Pay zu automatisieren, sagte er. Wenn Sie mit diesen Prozessen beginnen, können sich die Finanzteams auf die schnell erreichbaren RPA-Gewinne konzentrieren, Feedback darüber erhalten, was gut funktioniert, und dann weitere Aufgaben finden, die einfach zu automatisieren sind.

In Bezug auf die Befürchtungen, dass die Roboter für die Jobs der Finanzteams kommen, ist es wichtig, diese Teams in RPA-Projekte einzubeziehen, um Ängste zu zerstreuen und neue Möglichkeiten zu finden, sagte Gannon. Projektleiter können zunächst einige Mitarbeiter eines Finanzteams für einige Tage im Monat in ein Automatisierungslabor einladen, um das Einfügen neuer Bots in eine Produktionsumgebung zu üben. Im Laufe des restlichen Monats werden sie feststellen, wie der Bot funktioniert, und können Probleme oder Einschränkungen bei der Verwendung feststellen. Diese tiefen Tauchgänge können ihnen auch beibringen, wie sie andere Automatisierungsmöglichkeiten zwischen Sprints in ihrer täglichen Arbeit erkennen können.

Es ist nicht schwer, die Möglichkeiten zu erkennen [for RPA] überall, wenn Sie verlobt sind.

Dennis GannonVizepräsident für Beratung, Gartner

“Es ist nicht schwer, die Chancen überall zu erkennen, wenn man sich verlobt”, sagte Gannon.

RPA besteht aus Softwarerobotern oder Bots, die ein Muster wiederverwendbarer Automatisierungen für Aufgaben und Prozesse darstellen. Bots ahmen einige Funktionen nach, die Menschen normalerweise ausführen, z. B. das Lesen eines Bildschirms in einer Anwendung, das Kopieren des entsprechenden Textes und das Einfügen in eine andere Anwendung. IT-Teams können RPA-Plattformen verwenden, um Bots und ihre Aktivitäten zu erstellen, zu überwachen, zu verwalten, wiederzuverwenden und zu sichern.

Die einfachsten Bots erfassen den roten menschlichen Workflow und ahmen ihn nach. Dieser grundlegende Bot dient als eine Art Vorlage, die ein Bot-Entwickler verfeinern kann, um einen stärkeren Bot zu erstellen, der weniger wahrscheinlich kaputt geht, wenn sich ein Bildschirm in einer App geringfügig ändert. Bots werden häufig durch andere KI-Technologien ergänzt, z. B. die optische Zeichenerkennung (OCR) zum Erfassen von Text aus Papierdokumenten und maschinelles Lernen, um herauszufinden, welche Felder in einer Rechnung Feldern in einer Finanzanwendung zugeordnet sind. Wenn RPA mit anderen Techniken kombiniert wird, wird es manchmal als intelligente Prozessautomatisierung bezeichnet.

RPA kann auch andere Technologien für die Automatisierung und Integration ergänzen. IT-Teams können manchmal Low-Code- / No-Code-Plattformen verwenden, um einfache Automatisierungen zu erstellen, die als Code implementiert sind. Sie können auch API-Verwaltungsplattformen oder Integrationsplattformen als Service verwenden, um direkte Integrationen zu ermöglichen, die viel schneller als RPA funktionieren. RPA hat jedoch den Vorteil, dass es auf jede Anwendung zugreifen kann, die ein Mensch kann, was mit diesen anderen Technologien nicht immer möglich oder einfach ist.

Um zu verstehen, wie RPA in der realen Welt verwendet wird, sehen Sie sich neun Anwendungsfälle für Buchhaltung und Finanzen an.

1. Governance automatisieren

Das Skalieren einer RPA-Implementierung kann schwierig sein. Eine Herausforderung besteht darin, den Finanzabteilungen die Möglichkeit zu geben, auf einfache Weise neue Bots zu erstellen und gleichzeitig Leitplanken bereitzustellen.

Hewlett Packard Enterprise (HPE) hat seine Bot-Infrastruktur zentralisiert, um diese Hürden zu überwinden, sagte Sandeep Singh, Finanz-Global Quality und RPA CoE-Leiter des multinationalen Unternehmens-IT-Unternehmens mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien. Sein Team baute darüber hinaus eine Bot-Plattform auf WorkFusion RPA. Die Bot-Plattform vereinfacht die Bot-Bereitstellung und ermöglicht die Bot-Modellierung, die Nachverfolgung und die Fehlerberichterstattung. Das Team erstellte außerdem ein internes Governance-Framework, um den Stakeholdern in den Bereichen Audit, Business Compliance, IT und Finanzen einen vollständigen Überblick zu bieten.

“Dies gibt nicht nur leitenden Angestellten, sondern auch den externen Prüfern ein Gefühl des Trostes, dass wir den Ball im Auge haben”, sagte Singh. “Wir arbeiten ständig daran, dass nichts durch die Lücken rutscht.”

2. Konten abgleichen

Der Vergleich von Kontensalden zwischen Systemen ist eine wichtige, aber oft mühsame Funktion.

Einer der größten Vorteile für HPE war die Verwendung von RPA zur Verbesserung der Journalbuchung und der anschließenden Abstimmung der Finanzkonten, sagte Singh. Diese Prozesse sind an die Einhaltung der Vorschriften gebunden, zeitaufwändig und umfassen unternehmensweit unterschiedliche Prozesse. Beispielsweise haben Unterorganisationen in HPE unterschiedliche Vorlagen, Prozesse und Genehmigungsabläufe. Einige Prozesse können Funktionen innerhalb eines ERP-Systems beinhalten. Einige beinhalten möglicherweise Prüfungs- und Compliance-Anforderungen zur Identifizierbarkeit von Transaktionen sowie alle jeweiligen Geschäftsanforderungen zu Genehmigungsabläufen und Betragsschwellen.

Singhs Team musste eine durchdachte Prozessumgestaltung vornehmen, um das richtige Gleichgewicht zwischen der Vielfalt der geschäftsspezifischen Anforderungen sowie strengen Prüfungs- und Compliance-Regeln zu finden und einen optimierten Prozess zu schaffen, den sein Team mit RPA automatisieren konnte.

“Während geschäftliche Anforderungen verhandelbar sein können und improvisiert werden müssen, müssen Rechnungslegungsregeln und Compliance-Anforderungen mit Kinderhandschuhen behandelt werden”, sagte Singh.

3. Rechnungen bearbeiten

Die Rechnungsbearbeitung ist ein weiterer vielversprechender RPA-Anwendungsfall.

Das Kreditorenbuchhaltungsteam von HPE verarbeitet jeden Monat ein beträchtliches Volumen an Papierrechnungen und ist für die Erfassung von Lieferantenrechnungen für die spätere Zahlungsabwicklung verantwortlich. Probleme treten in Form mehrerer Rechnungsformate, eines Bereichs in der Qualität gescannter Bildrechnungen und der Verwendung mehrerer Sprachen auf. Das Unternehmen verwendete eine Kombination aus OCR- und maschinellen Lernmodulen von WorkFusion, um die Herausforderungen hinsichtlich Bildformat und Qualität zu verringern.

OCR hilft bei der Digitalisierung der Rechnungsbilder in ein einheitliches Textformat. Beim maschinellen Lernen werden dann historische Regeln verwendet, um zu bestimmen, wie Rechnungsfelder zur Finanzierung von Anwendungen zugeordnet werden. HPE verwendet RPA, um die extrahierten Daten für das Beschaffungsmanagement in sein SAP-Ariba-System zu buchen.

4. Bestellabwicklung

Bestellungen kommen häufig in verschiedenen Formaten vor, die je nach Quelle stark variieren.

“RPA kann diesen Prozess automatisieren und beschleunigen sowie menschliche Fehler reduzieren”, sagte Dean.

Wie bei der Rechnungsverarbeitung kann OCR das Lesen von Papierdokumenten unterstützen, und maschinelles Lernen kann dabei helfen, Daten aus den Dokumenten in das Aufzeichnungssystem abzubilden. Zum Beispiel arbeitete Dean an einem Projekt für einen Brauer, der die PO-Erstellung innerhalb seiner SAP-Implementierung automatisieren wollte. Ein RPA-Bot erhielt Eingaben in zwei verschiedenen Formaten, überprüfte die Vollständigkeit der Dateneingabe, richtete dann den Bestellkorb in SAP ein und übermittelte eine Anfrage zur Genehmigung.

5. Beseitigung von Unstimmigkeiten

Sobald fehlerhafte Daten in das Unternehmensdaten-Ökosystem gelangen, können sie sich schnell auf mehrere Systeme und Datenrepositorys ausbreiten. Dies kann zu erheblichen nachgelagerten Datenbereinigungs- und Korrekturarbeiten führen.

Dean hat an mehreren Projekten gearbeitet, um diesen Prozess schnell und effizient zu automatisieren, indem er die Daten scannte, Probleme fand und sie einem Teammitglied zur Überprüfung zur Kenntnis brachte. Sobald die richtigen Daten identifiziert sind, kann ein Bot das Datenproblem programmgesteuert auf allen betroffenen Systemen korrigieren.

Zum Beispiel arbeitete Dean an einem Projekt mit einem Logistikunternehmen, das RPA verwendete, um Diskrepanzen zwischen dem ERP-System und dem Berichterstellungstool des Unternehmens zu identifizieren. Der Bot wertet die Diskrepanz aus und verwendet verschiedene Regeln, um festzustellen, ob das Problem auf einen Fehler mit den Quelldaten oder dem Berichts-Repository zurückzuführen ist. Die daraus resultierende Entscheidung wird zur Überprüfung und Genehmigung durch ein Teammitglied markiert. Sobald das Teammitglied die Änderung genehmigt, nimmt der Bot die Änderung im entsprechenden System vor. Dies erhöhte die Datenqualität über alle beteiligten Systeme hinweg.

6. Bargelddaten verarbeiten

Die Bargeldanwendung ist eine wichtige Funktion im Debitorenprozess. Das Anwenden der richtigen Zahlungen auf die richtigen Konten und Rechnungen umfasst mehrere Möglichkeiten, um Fehler einzuführen.

Das HPE Cash Application Team verarbeitet ein riesiges Zahlungsvolumen von Kunden in über 50 Ländern. Dieser Prozess beginnt häufig mit Kontoauszügen, die im entsprechenden Format gerendert und in den Debitorenantrag für eine bestimmte Abteilung oder Gruppe kopiert werden müssen. RPA automatisiert den Prozess des Lesens der Kontoauszüge und des Kopierens von Daten in die entsprechenden Felder in der Debitorenanwendung.

HPE sah sich Herausforderungen gegenüber, zu denen unterschiedliche Kontoauszugsformate, mehrere Sprachen und fehlende Informationen gehören, die die Arbeit der Analysten für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verschärfen, sagte Singh. Als Reaktion darauf hat sein Team einen RPA-Workflow entwickelt, der Fuzzy-Logik verwendet, um die Datenidentifikation und das maschinelle Lernen zu verbessern und zu vermeiden, dass frühere Buchungsfehler wiederholt werden. Dies hat die Genauigkeit der Bargeldanwendung drastisch verbessert und die Verarbeitungszeit erheblich verkürzt.

7. Sicherstellung der Einhaltung der Lieferantenverträge

Die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen durch die Lieferanten ist für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Dieser Bereich ist ein weiterer vielversprechender Anwendungsfall für RPA.

Das Vertrags-Compliance-Team von HPE verwendet beispielsweise RPA, um viele Prozesse zu automatisieren, die zur Einhaltung von Lieferantenverträgen erforderlich sind.

“Die Aktivität ist sehr manuell, umständlich und ermüdend”, sagte Singh.

RPA-Bots können Verträge und Bestellungen durchsuchen und mithilfe der Verarbeitung in natürlicher Sprache wichtige Informationen wie Rabatte, Rabatte und Strafklauseln extrahieren. Die Bots können diese Informationen dann mit Informationen aus den ERP-Systemen von HPE zu den tatsächlichen Werten vergleichen, um die Lücken zu identifizieren und Unstimmigkeiten hervorzuheben.

Die Verwendung von RPA hat den manuellen Aufwand, der zuvor in den Prozess involviert war, erheblich reduziert, sagte Singh.

8. Berichterstattung über Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung (P & L) ist ein weiterer Anwendungsfall für RPA.

Viele Unternehmen verwenden RPA, um die Gewinn- und Verlustrechnung zu automatisieren, insbesondere in Unternehmen, die dem Management tägliche Berichte zur Verfügung stellen müssen, sagte Manish Chawla, stellvertretender Direktor für die Verbesserung der Geschäftsleistung bei Protiviti, einem globalen Beratungsunternehmen.

RPA kann die Anzahl der manuellen, sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben, die von Finanzexperten ausgeführt werden, erheblich reduzieren, sodass sie sich auf wertvollere Aktivitäten wie die Gewinn- und Verlustrechnung konzentrieren können, sagte Chawla. Viele Unternehmen verkürzen die Verarbeitungszeit erheblich und bieten einen früheren Zugriff auf Berichte mit viel höherer Genauigkeit.

9. Verwalten von Daten über mehrere Systeme hinweg

Finanzteams müssen häufig Daten verwalten, die sich in mehreren Systemen befinden. RPA kann dazu beitragen, das Datenmanagement auf diesen Systemen zu verbessern und gleichzeitig Geschäftsregeln durchzusetzen, die mit dem Verschieben dieser Daten verbunden sind.

IT-Teams können eine RPA-Finanzautomatisierung erstellen, um bestimmte Ereignisse in diesen Systemen auszulösen, oder Bots können zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden, wenn ein Prozess abgeschlossen werden muss, sagte Dean.

Dean implementierte ein System für ein Bank- und Versicherungsunternehmen, das verschiedene Prozesse im Zusammenhang mit der Stammdatenverwaltung und der Pflege von Finanzkonten verbessern wollte. Zum Beispiel verwendeten sie RPA, um drei Back-Office-Prozesse im Zusammenhang mit der Beschlagnahme von finanziellen Vermögenswerten für Kunden auf der Grundlage offizieller rechtlicher Anfragen von Testamentsvollstreckern zu automatisieren. Dies machte es einfacher, einen Prozess zu starten, der auf verschiedene Datenbanken zugreifen und relevante Beträge über verschiedene Konten und zwei verschiedene Kernbankensysteme hinweg mit minimaler Interaktion der Teammitglieder einfrieren konnte. Die Mitarbeiter könnten sich dann auf stärker urteilsorientierte Aufgaben konzentrieren, z. B. die Überprüfung und Validierung der zu aktualisierenden Daten.

April 9, 2021