7 success factors for Robotic Process Automation (RPA) implementation

Robotic Process Automation wird als digitaler Disruptor im Betriebsbereich angepriesen. Im ständigen Wettlauf um eine Outperformance gegenüber dem Wettbewerb suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Prozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und sich auf Wertschöpfungsaktivitäten zu konzentrieren. RPA ist eine vielversprechende Lösung für diese Probleme. Daher ist es kein Wunder, dass große und mittelständische Unternehmen in verschiedenen Branchen derzeit Pilotprojekte durchführen oder die Automatisierung von Roboterprozessen implementieren.

Wie bei allen neuen Technologien, die auf die Bühne kommen, ist die Einführung und Einführung von Robotic Process Automation eine entmutigende Aufgabe, bei der die Nutzung der Vorteile eine noch größere Herausforderung darstellt. Mehrere Analysen früher Anwendungsfälle haben inzwischen gezeigt, dass der Einstieg in RPA ohne einen durchdachten Ansatz zu kostspieligen Fehlern führen kann. Wenn RPA-Implementierungsprojekte nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, schlagen sie entweder fehl, führen zu unerwünschten Ergebnissen oder kosten viel mehr als geplant.

Esen Orhan und Marc Geleijn, Director bzw. Associate Director bei Protivitisind seit Beginn der Technologie an RPA-Implementierungen beteiligt. Aufbauend auf ihren Erkenntnissen und der Nutzung der weltweiten Erfolgsbilanz und des Wissens von Protiviti auf diesem Gebiet haben die beiden Berater sieben Erfolgsfaktoren erarbeitet, von denen sie glauben, dass sie der Schlüssel für eine erfolgreiche RPA-Implementierung sind.

RPA-Strategie

Vor Beginn einer RPA-Implementierung müssen unbedingt die Grundlagen vorhanden sein – der richtige Plan. Die RPA-Strategie eines Unternehmens sollte direkt mit der strategischen Roadmap der IT und den operativen Plänen der Geschäftsfunktionen verknüpft sein. Dies stellt sicher, dass die Ziele und Vorgaben des RPA-Programms an den Zielen und Vorgaben der Organisation ausgerichtet sind.

Menschen

Gemeinsam bei jedem Änderungsübergang haben die Mitarbeiter den Schlüssel in der Hand, da die Mitarbeiter letztendlich dafür verantwortlich sind, die Änderungen im gesamten Unternehmen voranzutreiben und zu akzeptieren. Dies reicht von Führungskräften, die Veränderungsleiter sein müssen, die in ihren Ansichten engagiert und ausgerichtet sind, bis zu Managern und Fachleuten, die offen für Veränderungen und neue Arbeitsweisen sein müssen.

Sobald die RPA-Strategie und das Kernimplementierungsteam identifiziert wurden, werden fünf nachfolgende Faktoren für eine erfolgreiche RPA-Implementierung entscheidend:

RPA-Implementierungspartner

Die meisten Organisationen verfügen derzeit nicht über ein Team von RPA-Fachleuten, die bei der Bereitstellung eines RPA-Programms behilflich sind. Daher wenden sich Unternehmen an RPA-Implementierungspartner, um das RPA-Programm durchzuführen. Der Schlüssel zur Auswahl des richtigen RPA-Implementierungspartners liegt in der Analyse der Übereinstimmung mit der Organisation.

Der Partner sollte verstehen, welche Branchen- und Prozessbereiche für RPA in Betracht gezogen werden. Es klingt unkompliziert, aber die meisten Implementierungspartner werden angeben, dass sie RPA in einem Spektrum von Branchen und Prozessen implementieren können – was nicht unbedingt der Fall ist. Unternehmen sollten potenzielle Implementierungspartner herausfordern und nach RPA-spezifischen Kundenreferenzen fragen, die Ihrer Organisation ähnlich sind. Im Idealfall hat der Partner bereits mit Ihrer Organisation zusammengearbeitet und versteht Ihr Geschäft, Ihre Prozesse und Informationssysteme.

Abhängig von der Größe des RPA-Implementierungsprogramms ist es für Kunden auch wichtig, einen Partner auszuwählen, der den Personalbedarf decken kann. RPA wächst rasant und die Implementierungspartner haben Probleme, mit der Nachfrage Schritt zu halten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass potenzielle Implementierungspartner den Personalbedarf innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens wirklich erfüllen können. Die Erwartungen und endgültigen Ergebnisse sollten klar sein, bevor ein RPA-Implementierungspartner ausgewählt wird.

Bei Protiviti haben Kunden unerfahrene oder unterbesetzte Implementierungspartner ausgewählt und sich auf diese verlassen. Dies führte zu einer Reihe von Problemen, darunter schlecht ausgewählte Prozesse für die RPA-Implementierung, undefinierte ROI-Ziele (Return on Investment), Projektverzögerungen, Budgetausfälle und RPA-Technologie nicht optimal für die Bedürfnisse des Kunden. Die RPA-Implementierungspartner führten entweder keine ordnungsgemäße Bewertung der RPA-Bereitschaft durch, verfügten nicht über eine angemessene Projektsteuerung oder verwalteten organisatorische Änderungen nicht angemessen.

Prozessreife

Nicht alle Prozesse sind für RPA geeignet. RPA generiert den besten ROI, wenn es in Prozessen implementiert wird, die arbeitsintensiv, sich wiederholend, regelbasiert, strukturierte Daten verwenden und eine begrenzte Anzahl von Prozessausnahmen aufweisen. Im Wesentlichen eignet sich RPA für ausgereifte, definierte, sich wiederholende, datenintensive Prozesse. Um zu beurteilen, ob Prozesse potenzielle Kandidaten für RPA sind, muss vor der Ausführung von RPA eine Bewertung der Prozessreife und der RPA-Bereitschaft durchgeführt werden.

Stellen Sie sicher, dass der RPA-Business Case und die Ziel-ROIs festgelegt wurden, bevor Sie die Bewertung der Prozessreife und der RPA-Bereitschaft durchführen, um sicherzustellen, dass nur Kandidaten mit hohem ROI ausgewählt werden. Nach unserer Erfahrung sind die Prozesse, die die besten Kandidaten sind, um einen Proof of Concept zu erstellen, der einen guten ROI generiert, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Hauptbuchabstimmungen, Mitarbeiter-Onboarding und Kunden-Onboarding.

RPA ermöglicht es Unternehmen, Automatisierung für Routineaufgaben einzusetzen, was wiederum Talente freisetzt, um Mehrwert zu schaffen, indem sie Initiativen auf qualitativer und strategischer Ebene ergreifen.”

Die Ergebnisse der Prozessreife und der Bewertung der RPA-Bereitschaft erstellen eine Auswahlliste der RPA-Prozesskandidaten. Die Bewertung kann auch eine zweite Stufe potenzieller RPA-Kandidaten identifizieren, bei denen vor der Automatisierung eine geringfügige Neugestaltung oder Standardisierung der Prozesse erforderlich ist. Auf diese Weise können Unternehmen vor der Implementierung von RPA so viele Redundanzen wie möglich entfernen, die Effizienz der implementierten Roboter erhöhen und die Anzahl der Ausnahmen und potenziellen Fehler reduzieren.

Wenn ein großes RPA-Programm implementiert wird, beginnen Sie zuerst mit der Automatisierung der einfachsten Prozesse. Das erworbene Wissen und die Erfahrung aus der Implementierung der einfachen Prozesse können dann zur Automatisierung der komplexeren Prozesse verwendet werden. Dies mag einfach klingen, aber denken Sie daran, dass RPA für Ihr Unternehmen und möglicherweise für die Personen, die das Programm implementieren, neu ist.

Projektmanagement

Die RPA-Implementierung kann ein umfangreiches Programm oder ein viel kleineres Projekt sein. In beiden Fällen müssen Projektsteuerungs- und Projektmanagementpraktiken angewendet werden, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten. Der erste Schritt besteht darin, ein Projektmanagementteam aufzubauen und die Governance-Struktur für RPA zu definieren. Stellen Sie sicher, dass das Team aus Schlüsselpersonal aus den relevanten Geschäftsbereichen, IT- und Projektmanagementfachleuten besteht. Der nächste Schritt ist die Sicherung des Buy-ins von Führungskräften und Prozessverantwortlichen. Gemeinsam bestimmen das Projektmanagementteam, Führungskräfte und Prozessverantwortliche die Ziele des RPA-Programms, z. B. die Reduzierung von Arbeitsstunden, Fehlern, Kosten oder die Verbesserung der Effizienz oder Qualität der geleisteten Arbeit. Die Ziele des RPA-Programms werden dazu beitragen, den RPA-Geschäftsfall und den ROI zu definieren und Bewertungskriterien festzulegen, die bei der Bewertung der Prozessreife und der RPA-Bereitschaft verwendet werden sollen.

Sobald das Projektmanagementteam und die Ziele des RPA-Programms festgelegt sind, kann ein RPA-Implementierungsplan entwickelt werden, der wichtige Elemente wie Änderungs- und Kommunikationsmanagement sowie die Einrichtung eines RPA-Kompetenzzentrums (COE) umfasst.

Das Änderungs- und Kommunikationsmanagement ist für alle Abteilungen und Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung, die von der Einführung der RPA-Technologie betroffen sind. Mitarbeiter sind nervös, wenn sie hören, dass ihr Job möglicherweise durch einen Roboter ersetzt wird. Dies ist jedoch möglicherweise nicht der Fall (abhängig von den RPA-Zielen der Organisation). Einige Rollen können durch Roboter ersetzt werden. Daher sollte das Änderungsmanagement die Umschulung oder Umschichtung von Personal sowie die Umstrukturierung von Abteilungen umfassen. Für andere Mitarbeiter ist RPA ein neues Geschäftstool, das monotone Aufgaben eliminiert, sodass sie sich auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren können, was aufregend ist.

RPA-Technologie

Bei der Auswahl eines RPA-Technologieanbieters ist es für Unternehmen wichtig, die Kompatibilität der Software mit den Systemen Ihres Unternehmens zu überprüfen. Erst im vergangenen Jahr hatte einer der führenden RPA-Technologieanbieter Probleme mit der Verwendung von Google Chrome anstelle von Microsoft Internet Explorer für webbasierte Prozesse. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass Ihr Beschaffungsprozess eine umfassende Überprüfung der IT-Anforderungen umfasst. Bei der Überprüfung der IT-Anforderungen sollten Elemente wie technischer Support, Wartung, Sicherheits- und Datenstandards, Hardware- und Softwareanforderungen, Lizenzgebühren und Implementierungskosten berücksichtigt werden.

RPA-Software ist ziemlich intuitiv und einfach zu verwenden. Unternehmen, die RPA in Betracht ziehen, sollten jedoch weiterhin die RPA-Prozessdesign- und Konfigurationsoberfläche überprüfen. Im Allgemeinen sollten Nicht-IT-Experten in der Lage sein, die Roboter zu konfigurieren und zu überwachen. Alle fortschrittlichen RPA-Technologieanbieter verfügen über eine Kontrollraumfunktion, mit der ein Unternehmen Roboteraktivitäten planen und überwachen kann. Der Kontrollraum hebt auch Roboter hervor, die nicht ordnungsgemäß ausgeführt wurden, und gibt eine Fehlermeldung aus, in der der Fehlerpunkt angegeben wird. Die RPA-Software sollte auch Funktionen zur Einschränkung des Benutzerzugriffs und umfassende Überwachungsprotokolle für jeden Roboter bereitstellen, um sicherzustellen, dass RPA angemessen gesteuert wird.

IT-Beteiligung

RPA wird als Lösung für geschäftliche Probleme mit geringen IT-Auswirkungen an Geschäftsbereiche verkauft. Obwohl dies einigermaßen zutrifft, handelt es sich bei RPA um eine Software, und daher handelt es sich bei der Implementierung um eine Softwareimplementierung, die die Beteiligung der IT erfordert. Es ist wichtig, dass die IT-Abteilung frühzeitig in die RPA-Implementierung einbezogen wird. Geschäftsbereiche müssen frühzeitig ein Buy-in für IT-Führungskräfte erhalten, um sicherzustellen, dass RPA an der strategischen IT-Roadmap des Unternehmens ausgerichtet ist. RPA wird möglicherweise nicht benötigt, wenn die volle Systemfunktionalität genutzt werden kann oder kurz- bis mittelfristig Systemaktualisierungen oder -aktualisierungen erwartet werden.

Die IT ist letztendlich auch dafür verantwortlich, dass die RPA-Software den technischen Spezifikationen sowie den Sicherheits- und Datenstandards des Unternehmens entspricht. Daher muss die IT in den Beschaffungsprozess für die RPA-Technologie einbezogen werden.

Darüber hinaus bietet die IT während der gesamten RPA-Implementierung praktische Unterstützung, z. B. Zugriff auf Hardware und IT-Infrastruktur, Systemzugriff, Einrichtung neuer Benutzer für die Roboter und technischer Support, wenn Probleme oder Zugriffsprobleme auftreten. Die IT wird auch eine wichtige Rolle bei der Benutzerakzeptanzprüfung (User Acceptance Testing, UAT) spielen, einschließlich Folgetests und Durchführung von Wirkungsanalysen.

Sobald die Software implementiert ist, ändert sich die Rolle der IT und umfasst die Benachrichtigung Ihres RPA-Kompetenzzentrums über bevorstehende IT-Änderungen, die sich auf Betriebsroboter auswirken können, die Unterstützung des technischen Supports, die Verwaltung von Änderungsanforderungen und die Ausführung von Wartungsanforderungen.

Gedanken schließen

RPA wird weiterhin in Organisationen Fuß fassen, wenn RPA ausgereift ist und sich Praktiken bewährt haben. Unternehmen werden weiterhin Methoden entwickeln, um mehr Präzision und Effizienz in einer Vielzahl von Prozessen einzusetzen und RPA über Geschäftsbereiche und Prozesse hinweg weiter zu nutzen. Mit RPA können Unternehmen Automatisierung für Routineaufgaben einsetzen, was wiederum Talente freisetzt, um durch die Übernahme von Initiativen auf qualitativer und strategischer Ebene einen Mehrwert zu erzielen.

April 21, 2021